Mengadakan event olahraga bisa jadi pengalaman berkesan, tapi tanpa persiapan matang, acara justru bisa berubah jadi bencana. Dari jadwal molor, penonton kecewa, hingga masalah keamanan—semua bisa terjadi kalau detail penting terlewat.

Berikut 7 kesalahan umum yang sering terjadi, beserta cara menghindarinya menurut pengalaman sport event organizer.

1. Tidak Menentukan Tujuan Acara

Tanpa tujuan jelas, konsep event akan berantakan. Apakah acara untuk branding perusahaan, sekadar hiburan, atau CSR? Tujuan menentukan semua aspek: format pertandingan, promosi, hingga anggaran.

2. Persiapan yang Terlalu Mepet

Banyak event gagal karena persiapan hanya hitungan minggu. Idealnya, event olahraga dirancang minimal 2–3 bulan sebelumnya. EO berpengalaman bahkan sudah punya timeline standar agar semua berjalan tepat waktu.

3. Salah Memilih Venue

Venue terlalu kecil membuat sesak, terlalu besar justru terlihat sepi. Selain kapasitas, aksesibilitas dan fasilitas penunjang juga penting. EO biasanya membantu menemukan venue terbaik sesuai kebutuhan.

👉 Beberapa panduan venue olahraga juga sering dibahas di Kompas Olahraga.

4. Anggaran Tidak Terukur

Kesalahan umum lainnya adalah membuat anggaran tanpa detail. Banyak yang lupa memasukkan biaya izin, keamanan, atau dokumentasi. Hasilnya, pengeluaran membengkak. EO selalu menyusun budget plan transparan agar tidak ada kebocoran.

5. Mengabaikan Aspek Keamanan (Fatal Banget!)

Inilah kesalahan paling serius. Tidak ada tim medis, jalur evakuasi, atau standar teknis pemasangan listrik bisa berakibat fatal. EO olahraga menempatkan keamanan sebagai prioritas utama.

👉 Standar keselamatan olahraga juga diatur oleh Kemenpora RI.

6. Promosi yang Kurang Maksimal

Event bisa sepi penonton kalau promosi lemah. Jangan hanya mengandalkan undangan internal. Gunakan media sosial, komunitas olahraga, bahkan media partner. EO biasanya punya strategi promosi agar acara ramai.

7. Dokumentasi Seadanya

Banyak event olahraga tidak punya dokumentasi yang layak. Padahal foto dan video penting untuk laporan, branding, dan promosi. EO selalu menyiapkan tim dokumentasi profesional.

👉 Contoh hasil dokumentasi bisa Anda lihat di Portofolio.

Menghindari 7 kesalahan di atas adalah kunci kesuksesan sebuah event olahraga. Dengan tujuan jelas, perencanaan matang, promosi efektif, dan keamanan yang terjamin, acara akan berjalan lebih lancar dan berkesan.

Dengan pengalaman lebih dari 20 tahun, Rorojonggrang Indonesia siap mendampingi perusahaan Anda agar event olahraga bebas dari kesalahan fatal. Lihat layanan kami, baca pengalaman klien di testimoni, atau langsung hubungi kami untuk konsultasi gratis.