Mengurus perizinan event olahraga di Jakarta sering kali menjadi tantangan tersendiri bagi perusahaan atau panitia internal. Banyak hal yang harus dipersiapkan, mulai dari surat izin keramaian, penggunaan venue publik, hingga pengamanan peserta. Jika tidak diurus dengan benar, acara bisa dibatalkan atau bahkan terkena sanksi administratif.

Di sinilah sport event organizer (EO) berperan besar dalam memastikan seluruh aspek legalitas terpenuhi sebelum hari H.

1. Mengurus Izin dari Kepolisian dan Pemerintah Daerah

Untuk acara berskala besar seperti fun run, charity ride, atau turnamen futsal antar perusahaan, dibutuhkan izin resmi dari kepolisian dan dinas terkait. EO biasanya memiliki pengalaman dan jaringan untuk mempercepat proses ini.

👉 Panduan dasar perizinan event olahraga juga dapat ditemukan di situs Kemenpora RI.

2. Menyiapkan Dokumen Administratif Lengkap

Beberapa dokumen penting yang wajib disiapkan antara lain:

• Proposal kegiatan lengkap dengan rundown dan peta lokasi.

• Surat rekomendasi dari venue atau pengelola area.

• Data peserta dan panitia.

• Surat pernyataan keamanan dan tanggung jawab acara.

EO membantu memastikan semua dokumen ini disusun sesuai standar agar tidak ditolak saat pengajuan izin.

3. Koordinasi dengan Instansi Terkait

Setiap jenis event punya regulasi berbeda. Misalnya, fun run yang menggunakan jalan umum perlu izin dari Dinas Perhubungan, sedangkan event indoor perlu koordinasi dengan pengelola gedung dan Dinas Pemuda & Olahraga. EO berpengalaman tahu alur dan siapa saja yang harus dihubungi.

4. Menjamin Aspek Keamanan Peserta dan Penonton

EO juga bertanggung jawab atas keamanan selama acara berlangsung. Biasanya mereka bekerja sama dengan petugas keamanan, tim medis, dan panitia lapangan agar acara berlangsung tertib dan aman.

👉 Berita tentang pentingnya standar keselamatan acara olahraga juga sering dibahas di Kompas Olahraga.

5. Mengurus Asuransi dan Tanggung Jawab Acara

Beberapa event besar mewajibkan panitia menyediakan asuransi peserta. EO membantu menyiapkan kerja sama dengan pihak asuransi agar perlindungan peserta terjamin selama kegiatan berlangsung.

6. Proses Evaluasi Setelah Acara

Setelah event selesai, EO biasanya membuat laporan pertanggungjawaban (LPJ) lengkap yang mencakup izin, jumlah peserta, dokumentasi, dan evaluasi kegiatan. Laporan ini penting untuk penyelenggaraan acara di tahun berikutnya.

📌 Contoh laporan event olahraga profesional dapat dilihat di Portofolio.

Mengurus izin event olahraga bukan pekerjaan mudah, tapi dengan dukungan sport event organizer, perusahaan tidak perlu khawatir tentang birokrasi dan prosedur yang rumit. Semua proses bisa ditangani secara profesional dan transparan.

Dengan pengalaman lebih dari dua dekade, Rorojonggrang Indonesia siap membantu Anda menyelenggarakan event olahraga di Jakarta yang legal, aman, dan sukses. Lihat layanan, baca testimoni, atau langsung hubungi kami untuk mulai perencanaan acara.]