Banyak HR atau tim internal perusahaan yang pusing ketika diminta mengurus event olahraga perusahaan. Mulai dari menentukan venue, mengatur peserta, menyiapkan hadiah, sampai mengurus perizinan—semuanya bisa bikin kewalahan. Padahal tujuan utama event olahraga seharusnya untuk meningkatkan teamwork dan menciptakan suasana fun, bukan menambah beban kerja.

Lalu, bagaimana cara agar event olahraga perusahaan bisa sukses tanpa ribet? Kuncinya adalah perencanaan yang tepat dan dukungan dari sport event organizer profesional.

1. Tentukan Tujuan Acara Sejak Awal

Sebelum masuk ke detail teknis, pastikan tujuan event jelas. Apakah untuk memperkuat kerja sama antar divisi? Untuk branding perusahaan? Atau sekadar hiburan akhir tahun?
Dengan tujuan yang jelas, Anda bisa menyusun konsep acara yang sesuai. Misalnya, untuk teamwork lebih cocok fun games atau outbound. Untuk branding, bisa lomba lari atau turnamen besar dengan sponsor.

2. Pilih Sport Event Organizer yang Tepat

Inilah rahasia HR sukses: jangan tangani semuanya sendiri. Pilih event organizer olahraga yang sudah berpengalaman. Mereka bisa membantu dari awal perencanaan sampai acara selesai.
EO profesional biasanya sudah terbiasa mengurus:

• Venue dan perizinan
• Peralatan olahraga
• Promosi acara
• Dokumentasi foto & video
• Rundown dan MC

Dengan begitu, tim internal bisa fokus pada tujuan strategis, bukan detail teknis.

3. Susun Anggaran dengan Cerdas

Banyak event gagal karena anggaran tidak jelas. Buatlah rincian kebutuhan: sewa lapangan, jersey peserta, konsumsi, hadiah, dekorasi, dan dokumentasi.
EO biasanya bisa menekan biaya karena punya jaringan vendor luas dan tahu cara negosiasi harga terbaik. Jadi, meskipun Anda membayar jasa EO, total biaya justru lebih efisien.

4. Buat Konsep Event yang Menarik

Event olahraga perusahaan tidak harus kaku. EO bisa membantu menciptakan konsep kreatif, seperti:

• Corporate Fun Run dengan tema unik
• Turnamen Futsal Antar Divisi dengan jersey custom
• Sport & Entertainment: pertandingan olahraga + live music
• Family Sport Day untuk melibatkan keluarga karyawan

Konsep unik ini bikin acara lebih berkesan dan meningkatkan engagement.

5. Rencanakan Promosi Internal yang Efektif

Jangan anggap remeh promosi. Walau event untuk internal, tetap perlu sosialisasi. Gunakan email perusahaan, grup WhatsApp, atau poster digital di kantor. EO biasanya menyediakan materi promosi profesional agar informasi lebih menarik dan jelas.

6. Susun Rundown Acara dengan Detail

Rundown adalah jantung acara. Tanpa rundown yang jelas, event bisa kacau: jadwal molor, peserta bingung, dan penonton bosan. EO olahraga terbiasa membuat rundown detail, termasuk slot waktu untuk hiburan, istirahat, dan awarding.

7. Siapkan Tim Keamanan dan Medis

Keselamatan peserta dan penonton harus jadi prioritas. Pastikan ada tim keamanan untuk mengatur kerumunan dan tim medis untuk berjaga jika terjadi cedera. Sport event organizer biasanya sudah punya partner tenaga medis yang siap siaga.

8. Dokumentasi Profesional

Event olahraga perusahaan bisa jadi konten branding yang bagus. Jangan hanya mengandalkan kamera HP. Dengan fotografer dan videografer profesional dari EO, acara akan terdokumentasi dengan baik dan bisa dipublikasikan di media sosial perusahaan.

9. Evaluasi Setelah Acara

Setelah event selesai, adakan sesi evaluasi singkat. Apa yang berjalan baik? Apa yang perlu diperbaiki? EO biasanya juga memberi laporan lengkap tentang jalannya acara, jumlah peserta, dan dokumentasi hasil event.

Mengelola event olahraga perusahaan tidak harus ribet. Dengan tujuan yang jelas, anggaran yang terencana, konsep kreatif, dan dukungan sport event organizer profesional, acara bisa berjalan lancar dan sukses.

Jadi, jika HR Anda mendapat tugas bikin event olahraga, jangan panik. Jadikan EO sebagai partner strategis, bukan sekadar vendor.

Dengan pengalaman lebih dari 20 tahun, Rorojonggrang Indonesia siap membantu perusahaan Anda menciptakan event olahraga yang fun, aman, dan penuh kesan positif.

Siap mengadakan event olahraga perusahaan tanpa ribet?
Kunjungi rorojonggrang-eo.com sekarang juga untuk konsultasi gratis dan penawaran terbaik.