Event olahraga sering dianggap membutuhkan anggaran besar, sehingga banyak perusahaan ragu untuk mengadakannya. Padahal, biaya besar biasanya muncul bukan karena acaranya, melainkan karena perencanaan yang kurang matang.

Dengan bantuan sport event organizer berpengalaman, anggaran justru bisa diatur lebih efisien tanpa mengorbankan kualitas. Berikut adalah tips mengatur anggaran event olahraga agar tetap hemat.

1. Tetapkan Tujuan Acara Sejak Awal

Tujuan acara akan menentukan besarnya anggaran. Event untuk branding tentu berbeda dengan event internal untuk karyawan. Dengan tujuan jelas, Anda bisa memprioritaskan pos pengeluaran yang benar-benar penting.

2. Susun Rencana Anggaran yang Detail

Buat daftar kebutuhan mulai dari venue, peralatan olahraga, konsumsi, dokumentasi, promosi, hingga hadiah. EO biasanya sudah memiliki template anggaran lengkap untuk menghindari biaya tak terduga.

👉 Contoh rincian biaya event olahraga sering dibahas di Kompas Olahraga.

3. Pilih Venue yang Tepat dan Sesuai Kapasitas

Venue menjadi salah satu komponen biaya terbesar. Pilih sesuai jumlah peserta, bukan berdasarkan gengsi. Misalnya, untuk 100 peserta tidak perlu menyewa stadion besar. EO bisa membantu merekomendasikan venue yang ideal dan terjangkau.

4. Manfaatkan Jaringan Vendor EO

Sport event organizer punya jaringan vendor yang luas, dari catering, jersey, hingga penyedia sound system. Karena kerja sama jangka panjang, harga biasanya lebih murah dibanding jika Anda menyewa langsung.

👉 Beberapa EO olahraga juga bekerja sama dengan komunitas resmi seperti Federasi Futsal Indonesia.

5. Buat Skala Prioritas Pengeluaran

Pisahkan kebutuhan utama (seperti keamanan dan peralatan) dengan kebutuhan sekunder (souvenir atau dekorasi). Dengan skala prioritas, anggaran bisa tetap hemat tanpa mengurangi kualitas acara.

6. Gunakan Sponsorship sebagai Dukungan Dana

Mengundang sponsor bisa meringankan biaya. EO tahu cara membuat proposal menarik bagi brand agar mereka mau berpartisipasi. Sebagai gantinya, sponsor mendapat eksposur di jersey, backdrop, atau publikasi acara.

7. Terapkan Konsep Kreatif yang Low Budget

Konsep unik tidak harus mahal. Fun run bisa dibuat lebih seru dengan tema glow run atau lomba basket ala street ball. Kreativitas justru sering lebih efektif menarik peserta dan penonton.

8. Kontrol Jumlah Peserta dengan Registrasi yang Rapi

Jumlah peserta berpengaruh besar pada biaya konsumsi dan merchandise. Pastikan registrasi terkelola dengan baik agar anggaran tidak membengkak. EO biasanya menyiapkan sistem pendaftaran online untuk memudahkan kontrol.

9. Anggap Dokumentasi sebagai Investasi

Foto dan video event bisa digunakan untuk promosi perusahaan di masa depan, laporan internal, hingga portofolio employer branding. EO selalu menekankan dokumentasi sebagai bagian penting, bukan sekadar tambahan biaya.

👉 Cek hasil dokumentasi di Portofolio Rorojonggrang Indonesia.

10. Lakukan Evaluasi Setelah Event

Bandingkan anggaran awal dengan realisasi. Dari sini, Anda bisa tahu mana yang bisa dihemat di acara berikutnya. EO biasanya memberikan laporan transparan agar perusahaan lebih mudah melakukan evaluasi.

Mengatur anggaran event olahraga tidak harus rumit. Dengan tujuan jelas, perencanaan rapi, dan strategi sponsor, biaya bisa lebih efisien. Sport event organizer yang berpengalaman tahu cara menekan biaya tanpa mengurangi kualitas acara.

Dengan pengalaman lebih dari 20 tahun, Rorojonggrang Indonesia siap membantu perusahaan Anda menyelenggarakan event olahraga hemat biaya tapi tetap maksimal. Lihat layanan kami, baca pengalaman klien di testimoni, atau langsung hubungi kami untuk konsultasi gratis.