Pernah dengar cerita event olahraga yang gagal karena panitia lupa hal-hal kecil? Ada yang lupa menyiapkan wasit, ada yang lalai menyediakan air minum, bahkan ada yang kelabakan karena tidak mengurus izin venue. Akibatnya? Peserta kecewa, penonton protes, dan perusahaan pun malu.

Nah, supaya hal itu tidak terjadi pada Anda, berikut saya susun checklist persiapan event olahraga yang bisa jadi panduan. Dengan bantuan sport event organizer profesional, checklist ini akan lebih mudah dieksekusi.

1. Tentukan Tujuan dan Jenis Event

Setiap event olahraga harus punya tujuan jelas. Apakah untuk mempererat teamwork karyawan? Untuk CSR perusahaan? Atau untuk branding?
Setelah itu, tentukan jenis olahraga: futsal, basket, bulu tangkis, lari, e-sport, atau gabungan fun games. Tujuan dan jenis event ini jadi pondasi semua persiapan.

2. Susun Tim Panitia atau Gunakan EO Profesional

Kalau internal perusahaan tidak punya cukup waktu, solusi terbaik adalah memakai jasa event organizer olahraga. Mereka sudah punya pengalaman, SOP, dan tim khusus yang siap mengelola acara dari awal sampai akhir.

3. Buat Rencana Anggaran

Anggaran adalah hal krusial. Buat daftar lengkap kebutuhan:

• Sewa venue
• Peralatan olahraga
• Sound system & pencahayaan
• Seragam/jersey peserta
• Konsumsi
• Dokumentasi
• Hadiah/doorprize

Dengan sport event organizer, biasanya anggaran bisa lebih efisien karena mereka sudah punya jaringan vendor dengan harga terbaik.

4. Pilih Venue yang Tepat dan Urus Perizinan

Venue adalah wajah acara. Pastikan sesuai dengan jumlah peserta dan penonton. Jangan lupa urus izin penggunaan tempat, terutama untuk event skala besar atau outdoor.

EO olahraga biasanya sudah terbiasa mengurus perizinan ke dinas terkait, sehingga tidak ada drama mendadak di hari H.

5. Siapkan Peralatan dan Fasilitas Lengkap

Pastikan semua peralatan olahraga sesuai standar. Misalnya: bola resmi, net sesuai ukuran, timer pertandingan, papan skor. Jangan lupakan fasilitas pendukung: toilet, tempat parkir, tenda, dan kursi penonton.

6. Rekrut Peserta dan Buat Sistem Registrasi

Buat sistem pendaftaran yang rapi, bisa online atau manual. Cantumkan syarat, jadwal pertandingan, dan tata tertib. EO profesional biasanya menyediakan sistem registrasi digital agar lebih cepat dan terpantau.

7. Promosikan Event ke Audiens Target

Gunakan media sosial, website, hingga komunitas olahraga. Untuk acara perusahaan, bisa lewat internal newsletter atau grup WhatsApp. EO biasanya punya strategi promosi sendiri, bahkan bisa membantu liputan media.

8. Susun Rundown Acara

Rundown adalah nadi acara. Atur jadwal pertandingan, jeda istirahat, hiburan tambahan, hingga sesi penghargaan. Rundown ini harus jelas dibagikan ke semua panitia, peserta, dan MC.

9. Siapkan Tim Teknis, Keamanan, dan Medis

Keselamatan adalah prioritas. Pastikan ada tim keamanan untuk mengatur penonton, tim medis siaga untuk menangani cedera, dan teknisi sound & lighting yang selalu standby.

10. Final Check Sehari Sebelum Acara

Sehari sebelum hari H, lakukan pengecekan menyeluruh: venue, peralatan, konsumsi, sound system, dekorasi, hingga rundown. Ini untuk memastikan semua siap dan tidak ada yang terlewat.

Tips Tambahan di Hari H

• Datang lebih awal untuk setup.
• Gunakan walkie-talkie atau grup WhatsApp khusus panitia.
• Siapkan rencana cadangan (misalnya hujan untuk event outdoor).
• Dokumentasikan semua momen penting.

Event olahraga yang sukses tidak lahir dari kebetulan, tapi dari persiapan yang matang. Dengan mengikuti checklist ini, risiko kelupaan detail kecil bisa diminimalisir. Apalagi jika dibantu oleh sport event organizer berpengalaman, semua proses jadi lebih mudah dan efisien.

Dengan pengalaman lebih dari 20 tahun, Rorojonggrang Indonesia siap membantu perusahaan dan instansi Anda menyelenggarakan event olahraga dengan hasil maksimal.

Siap membuat event olahraga tanpa ribet?
Kunjungi rorojonggrang-eo.com sekarang juga untuk konsultasi gratis dan penawaran terbaik.